La desvinculación laboral, momento clave en la relación entre empresa y empleados.

Para nadie hay dudas sobre la relación directa que existe entre el éxito de las empresas y el talento de sus empleados. Por ello, cada día se le da más importancia a la búsqueda de la excelencia en los procesos de selección y acogida.

Sin embargo, no existe tanta unanimidad en considerar el proceso de la desvinculación laboral como otro elemento clave a la hora de atraer y comprometer a los empleados. Y es una realidad que el cómo se realice la desvinculación de una o varias personas tiene un impacto directo en la credibilidad de la dirección, los procesos, los valores, la imagen, la cultura, los clientes… En definitiva, la manera en la que realizamos el despido es dónde las personas y las empresas mostramos realmente cuál es nuestra jerarquía de valores y si de verdad son los que figuran en la página web o memoria corporativa de nuestra empresa.

La comunicación del despido

Hay dos momentos que las personas siempre recordarán en su historia con unaempresa: el momento de su incorporación y el momento de la salida; todo lo que hagamos durante la relación profesional estará condicionado por esos dos momentos. Despedir a un empleado es una de las tareas más difíciles de gestionar en la vida profesional. Generalmente no sabemos cómo hacerlo bien y, además, nos provocas entimientos encontrados: responsabilidad, compasión, ansiedad… ¿Cuál es la mejor manera de dar la noticia? ¿Quién más debería estar presente? ¿Qué se debe decir y quéno se debe decir? ¿Cómo encontrar el equilibrio entre ser directo y tener la sensibilidad y empatía que un momento así necesita? ¿Cómo hay que comunicarlo al resto del equipo?

Desgraciadamente, no hay una fórmula mágica para realizar un despido, pero hay una serie de ideas que pueden ayudar a gestionar este proceso de forma clara, condignidad y respeto y que ayude a la persona a focalizarse en su futuro.

1. Preparación

La comunicación del despido es uno de los momentos más importantes y de mayor impacto.

Debemos ponernos en el lugar de la persona que recibe la noticia y entender que estemomento determinará, en gran medida, su manera de afrontar el futuro más inmediato.

Para llevarlo a cabo adecuadamente es importante dedicar tiempo a prepararla, saberliderar la entrevista y gestionar muy bien las reacciones y las emociones. Al preparar la reunión debemos tener en cuenta lo siguiente:

a. Decidir quién va a ser la persona de la organización que va a realizar la comunicación. A muchos directivos les encantaría delegar este encuentro, pero esta es precisamente una de las tareas que no se puede delegar. En la medida de lo posible, sería bueno contar con RRHH que, sin duda, será de gran ayuda para gestionar el proceso y resolver las preguntas a medida que vayan surgiendo. Aquí será importante acordar con antelación roles y mensajes a trasladar.

b. Antes de la reunión, y como parte de la preparación, es importante conocer los detalles prácticos del contrato del empleado, saber qué pasa con los beneficios y días de vacaciones pendientes, si le vamos a ofrecer apoyo en la transición.

c. Practicar lo que se quiere decir también puede ayudar a preparar la comunicación. Pensar en los peores escenarios puede ayudar a anticipar cómo gestionar las propiasemociones en este tipo de situaciones. Es importante pensar en esa personaconcretamente, y en los principales factores que pueden impactar a cada profesional,su trayectoria profesional, situaciones personales especiales, arraigo, carácter…paraanticiparnos en la medida de lo posible.

d. Es recomendable tener un guion, pero es importante no depender demasiado de élpara que la comunicación no se convierta en algo mecánico y distante. Por otro lado, tampoco debemos dejarnos llevar por la emoción, pues poco ayudaríamos a la persona en ese momento. Practicar ayuda a asegurar que encontraremos un equilibrio adecuado entre cercanía, confianza y firmeza.

2. Cuidar los detalles

La comunicación del despido es uno de los momentos más importantes y de mayor impacto. Debemos ponernos en el lugar de la persona que recibe la noticia y entender que este momento determinará, en gran medida, su manera de afrontar el futuro más inmediato.
Para llevarlo a cabo adecuadamente es importante dedicar tiempo a prepararla, saber liderar la entrevista y gestionar muy bien las reacciones y las emociones.
La reacción de la persona puede ser completamente inesperada, de conmoción, tristeza, incredulidad, enojo… Por esto, es importante pensar acerca de cómo va a llegar y cómo va a salir el entrevistado y asegurar que la persona tenga acceso directo a la puerta encaso de que necesite salir discretamente y tener unos momentos de intimidad.

3. La estructura del mensaje

La reunión debe durar entre 20 y 30 minutos. Llevar una estructura de la entrevista claray bien preparada nos permitirá tratar los puntos más importantes y ayudará a respetar los tiempos. De todas formas, es mejor reservar la sala por más tiempo para asegurarnos que no haya interrupciones.

La estructura del mensaje debe ser sencilla; la recomendación es preparar un mensaje directo, honesto y centrándonos en los puntos más importantes. Algunos expertos recomiendan comenzar la conversación diciendo: “Tengo una mala noticia que darte hoy…”porque prepara emocionalmente a la persona para la comunicación.

Una sugerencia de formato puede ser ir desde lo más general a lo más concreto. Con cercanía, sensibilidad y respeto, establecer un breve marco general de contexto y su impacto en la organización y las personas. Luego, confirmar la desvinculación y la finalización de su relación con la empresa, y concretar los próximos pasos. La comunicación debe ser directa, breve y sencilla, explicando bien las razones sin extenderse. Todo empleado debe saber porqué se le despide y entender el porqué de las cosas, ya que nos ayudará a gestionarlo mejor.

Una vez comunicado el despido, entregamos el protagonismo de la reunión al empleado. Es importante dejarle su espacio y estar preparado para responder a las preguntas que pudiera plantear. En lo posible, es oportuno preparar con anticipación las respuestas que se darán a las preguntas que hará el empleado despedido: ¿Es una decisión definitiva? ¿Se ha tenido en cuenta mi perfil para otro puesto? ¿En otras empresas del grupo? ¿Cuándo será efectiva mi salida? ¿Cómo traslado esto a mi familia/entorno?¿Cómo se va a comunicar en la empresa? ¿Puedo comunicárselo yo a mi equipo? ¿Cuánto finiquito me corresponde? ¿Qué referencias van a dar sobre mí?

Además, si el responsable de RR.HH. está presente en la reunión, puede participar explicando cuáles son los documentos que debe firmar y los trámites que debe realizar. En este momento será importante tener preparada la carpeta con los acuerdos de indemnización y el soporte que recibirá la persona, estableciendo una hoja de ruta clara y responsables a los que acudir en función del soporte que pudiera requerir, condiciones económicas, área legal, apoyo institucional… Si, además, la empresa brinda servicios de outplacement, es el momento de explicar que hemos contratado a una empresa para ayudarle en este momento tan importante. En ese momento podremos explicar en qué consiste el servicio y cuáles son los próximos pasos a seguir, de este modo introducimos un elemento positivo en la conversación.

Si realmente pensamos que es un buen profesional, con talento y habilidades transferibles, podemos ofrecerle una carta de recomendación o ponernos a su disposición en caso de que pudiera necesitar referencias.

Demostrar honestidad, respeto y empatía también es importante para el resto de los empleados; cómo gestionemos la comunicación y el proceso de desvinculación laboralen general, no pasará desapercibido por el resto de la organización.

4. Hable con el resto del equipo

Después de que la persona despedida se haya ido, también se recomienda reunir al restodel equipo y explicar la situación. En este momento es fundamental cuidar la informaciónque vamos a dar al resto del equipo; el mensaje debe ser claro, directo y transparente. Además, por el bien del equipo, no es conveniente extendernos en dar demasiadas explicaciones. Llegados a este punto, se trata de transmitir tranquilidad y asegurarnos de que seguimos avanzando centrándonos en el futuro.

Itziar Nieto

Socia Directora Lukkap España